fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Rachunkowość

Inwentaryzacja w czasie pandemii

Inwentaryzacja w czasie epidemii koronawirusa
Adobe Stock
Bezprecedensowa sytuacja pandemii COVID-19 i związane z nią ograniczenia sprawiła, że wiele branż musiało radykalnie zmienić swój sposób funkcjonowania, aby skutecznie działać w warunkach diametralnie innych od dotychczas znanych.

Również biegli rewidenci musieli podjąć stosowne kroki, aby dostosować się do nowej sytuacji. Konieczna była przede wszystkim zmiana sposobu myślenia i szukanie niestandardowych rozwiązań.

W przypadku zawodu biegłego rewidenta innowacyjność nie może jednak oznaczać łamania zasad i standardów wykonywania zawodu, które nie uległy zmianie.

Obecna sytuacji epidemiologiczna spowodowała zwiększenie ryzyka istotnego zniekształcenia sprawozdań finansowych jednostek, choćby w związku z mniejszą mobilnością i trudnościami ze sprawowaniem bieżącej kontroli przez zarządy. Z drugiej strony wymogi dotyczące jakości audytu i konieczności uzyskania odpowiednich i wystarczających dowodów badania nie uległy złagodzeniu.

Firmy audytorskie sprawnie przestawiły się na pracę zdalną i zdalne pozyskiwanie dowodów badania przy wykorzystaniu nowych technologii.

Jest jednak jeden obszar sprawozdania finansowego, który niezwykle trudno jest zbadać zdalnie. Ten obszar to zapasy, a w szczególności ich istnienie.

Badanie zgodnie z MSBW Międzynarodowym Standardzie Badania 501 Dowody badania- szczegółowe rozważania dla wybranych pozycji (dalej: MSB 501) zawarte zostały szczegółowe informacje, w jaki sposób biegły rewident może uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody badania dotyczące istnienia i stanów zapasów.

Jeśli zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego wystarczające i odpowiednie dowody badania można uzyskać poprzez:

- obecność podczas spisu z natury:

– oceny instrukcji i procedur kierownictwa dotyczących rejestrowania i kontrolowania wyników spisu z natury jednostki,

– obserwacji wykonywania określonych przez kierownictwo procedur liczenia,

– inspekcji zapasów,

– wykonania kontrolnych przeliczeń oraz

- przeprowadzenie procedur badania w odniesieniu do ostatecznego wykazu zapasów, w celu ustalenia czy odzwierciedla on dokładnie rzeczywiste wyniki spisu z natury.

Jeżeli spis z natury jest przeprowadzany w dacie innej niż data sprawozdania finansowego, biegły rewident, oprócz procedur powyższych procedur przeprowadza procedury badania w celu uzyskania dowodów badania na temat tego, czy zmiany stanu zapasów pomiędzy datą spisu z natury i datą sprawozdania finansowego zostały ujęte właściwie.

UWAGA! Standard MSB 501 wyraźnie mówi o tym, że istnienie zapasów podczas inwentaryzacji, jest niezbędne, aby można było się wypowiedzieć o ich istnieniu.

Znajdują się w nim wprawdzie rozważania dotyczące sytuacji, gdy obecność podczas spisu z natury może być niewykonalna. Ogólne niedogodności biegłego rewidenta nie są jednak wystarczającym uzasadnieniem dla nieobecności biegłego rewidenta na inwentaryzacji.

Ważną podstawą do zaniechania procedur badania, dla których nie ma alternatywy nie może być złożoność, czas ani koszty związane z wykonaniem procedury badawczej. Nie mogą być one również uzasadnieniem, aby przyjąć inny, mniej przekonywujący dowód badania.

Mogą wystąpić przypadki, gdy można z sukcesem wykonać alternatywne procedury badania, takie jak inspekcja dokumentacji sprzedaży określony pozycji zapasów zakupionych przed dniem spisu, jednak najczęściej trudno będzie w ten sposób dostarczyć wystarczających i odpowiednich dowodów badania dotyczących ich istnienia i stanu.

Brak możliwości uzyskania dowodów badania oznacza dla biegłego rewidenta konieczność zmodyfikowania opinii z badania sprawozdania finansowego ze względu na ograniczenie zakresu badania. Opinia będzie wówczas zawierać zastrzeżenie informujące o tym, że biegły rewident nie może potwierdzić istnienia zapasów na dzień bilansowy.

Potrzeba matką wynalazków

Obecna sytuacja epidemiologiczna i związane z nią ograniczenia wymusiły na firmach audytorskich zmianę tradycyjnego myślenia i szukania rozwiązań pozwalających na działanie zgodnie ze standardami w nowych okolicznościach.

UWAGA! Wytyczne dotyczące inwentaryzacji w czasach pandemii wydał ICAEW (Dział doradztwa technicznego Instytutu biegłych księgowych Anglii i Walii), a polskim biegłym rewidentom zostały one przekazane przez Polską Agencję Nadzoru Audytu.

Wiodące sieci firm audytorskich opracowały również własne wytyczne, jak potwierdzić istnienie i stan zapasów w trudnych i bezprecedensowych czasach pandemii COVID-19, aby wymagania MSB 501 zostały spełnione.

Oczywiście najlepszą opcją pozostaje nadal podejście tradycyjne, czyli uczestnictwo w inwentaryzacji, przy zachowaniu odpowiednich środków ostrożności ze względu na pandemię (maseczki, zachowanie dystansu).

Jeśli ze względów epidemiologicznych nie będzie to możliwe biegły rewident powinien zastanowić w jaki sposób wykonać procedury rewizyjne, aby mimo ograniczeń zdobyć wystarczające i odpowiednie dowody badania.

Dwie możliwe opcje, które można zastosować, aby zdobyć wystarczające i odpowiednie dowody badania w czasach pandemii to:

- udział w inwentaryzacji w innym terminie,

- wirtualna obecność na inwentaryzacji.

Udział w innym terminie

Zgodnie z MSB 501, jeśli biegły rewident nie jest w stanie uczestniczyć w spisie z natury z powodu nieprzewidzianych okoliczności, może wykonać procedurę przeliczeń kontrolnych bądź obserwować przeliczenia w innym terminie a następnie przeprowadzić dodatkowe procedury pozwalające na potwierdzenie stanu zapasów na dzień bilansowy.

Ważne jest, aby termin przeprowadzenia procedur nie był zbyt odległy od dnia bilansowego i aby ilość ruchów na magazynie nie była zbyt duża. Jest to również bardzo dobra opcja w przypadku przedsiębiorstw, które przeprowadzają tak zwaną inwentaryzację ciągłą.

W toku badania zapasów biegły rewident rozważa jakość ewidencji zapasów jednostki i kontroli wewnętrznej w obszarze rozchodów i przychodów magazynowych. Opcja przeliczeń kontrolnych najlepiej sprawdzi się w organizacjach, w których kontrola jest silna. W takiej sytuacji prawdopodobnie procedura taka pozwoli na uzyskanie wystarczających i odpowiednich dowodów badania.

Wirtualna obecność

Na pomoc biegłym rewidentom przyszły nowe technologie, dzięki którym w czasach pandemii możemy się spotykać i szkolić online. Można je wykorzystać również do obserwacji inwentaryzacji.

Jeśli badana jednostka przeprowadza pełną inwentaryzację przedstawicie biegłego rewidenta mogą w niej uczestniczyć wirtualnie przy wykorzystaniu narzędzi do wideokonferencji. Rozwiązanie to najlepiej sprawdzi się w przypadkach podmiotów, które są nam dobrze znane i znany jest nam rozkład ich magazynów.

Wybierając tę opcję należy rozważyć wszystkie ryzyka i wziąć pod uwagę nieodłączne ograniczenia wirtualnej obserwacji spisu (brak fizycznej obecności i swobody w dokonywaniu ogólnych obserwacji) oraz potencjalne ograniczenia technologiczne (możliwość przerwania połączenia, miejsca, gdzie nie będzie dostępu do wi-fi).

Niezwykle ważne jest dobre zaplanowanie takiego spisu. Przydatna może się okazać wirtualna wycieczka po lokalizacji jednostki przed faktycznym spisem, która da biegłemu rewidentowi możliwość ustalenia lokalizacji zapasów, wyjaśnienia podejścia do spisu kierownictwu i pracownikom, identyfikacji obszarów problemowych (słaby sygnał, niedostępność) i przetestowania sprzętu, z którego będzie korzystać przy obserwacji.

Metoda ta na pewno zwiększa ryzyko przeoczenia nierotujących lub zniszczonych zapasów, które mogą nie zostać ujawnione obserwującemu.

Ze względu na podwyższone ryzyko biegły rewident powinien rozważyć zwiększenie próby do przeliczeń i wykonanie dodatkowych procedur rewizyjnych, aby uzyskane dowody badania były wystraczające i odpowiednie.

Edyta Kalińska Regionalny Partner Zarządzający Działem Rewizji Finansowej BDO, Region Zachód

Obecna sytuacja epidemiologiczna może powodować zakłócenia w działaniu przedsiębiorstw, również w obszarze spisu z natury zapasów. Jeśli podmiot badany po prostu rezygnuje z przeprowadzenia spisu z natury, choć zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, mamy do czynienia z ograniczeniem zakresu badania. Biegły rewident wydaje wówczas opinię z zastrzeżeniem ze względu na brak możliwości uzyskania dowodów badania na istnienie zapasów na dzień bilansowy. Jeśli spis z natury jest przeprowadzany, jednak wstęp do magazynu mają tylko pracownicy sytuacja jest bardziej złożona. Punktem wyjścia powinna być dyskusja z zarządem jednostki o przyczynach takiej decyzji. Biegły rewident powinien rozważyć, zachowując zawodowy sceptycyzm, czy odmowa dotycząca możliwości udziału w spisie z natury przedstawiciela firmy audytorskiej rzeczywiście związana jest jedynie z pandemią, czy być może ma charakter oszukańczy i ma na celu ukrycie czegoś przed biegłym rewidentem. Jeśli biegły rewident uzna, że ograniczenia są rzeczywiście związane z pandemią Covid-19 powinien się zastanowić nad alternatywnymi procedurami, które może wykonać, aby potwierdzić istnienie zapasów. Opcje, z których może skorzystać to przeliczenia kontrolne bądź obserwacja przeliczeń w innym terminie i wirtualne uczestnictwo w inwentaryzacji. Każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie a procedury badania dobrane tak, aby zebrać wystarczające i odpowiednie dowody badania potwierdzające stan zapasów. Pandemia z pewnością zwiększa ryzyko istotnego zniekształcenia sprawozdań finansowych, a w sytuacji podniesionego ryzyka kluczowe znaczenie ma zachowanie zawodowego sceptycyzmu.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA