fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Kadry

E-postępowanie w sprawach cudzoziemców

AdobeStock
Wniosek mający na celu legalizację zatrudnienia obcokrajowca można złożyć w urzędzie mazowieckim przez internet, załączając skany dokumentów. Jeśli będzie kompletny, urząd wyda e-zezwolenie.

Epidemia koronawirusa z dnia na dzień odcięła przedsiębiorców i ich pełnomocników od możliwości osobistego składania wniosków o wydanie zezwoleń na pracę dla cudzoziemców w urzędach wojewódzkich. Urzędy w zasadzie całkowicie zrezygnowały z bezpośredniej obsługi interesantów. To z kolei spowodowało, że jedyną możliwością skutecznego złożenia wniosków stało się przesyłanie ich pocztą, znacznie wydłużając proces legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, dla których niezbędne jest posiadanie zezwolenia na pracę.

Uchwalona w ostatnich dniach tzw. tarcza antykryzysowa ma wprowadzić rozwiązania przedłużające automatycznie legalność pobytu cudzoziemców w Polsce na podstawie zezwoleń na pobyt czy wiz krajowych, których ważność wygaśnie w trakcie trwania epidemii, odpowiednio na 30 dni od zakończenia ogłoszonego przez rząd stanu epidemii. Podobnie przedłużona zostanie ważność dobiegających końca oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Tarcza antykryzysowa nie zmieni jednak procedur starania się o nowe zezwolenia na pracę, mające na celu zalegalizowanie pracy cudzoziemców, których pracodawcy będą u siebie zatrudniać po raz pierwszy. W teorii zatem pracodawcom pozostaje wciąż jedynie przesyłanie nowych wniosków pocztą do urzędów.

Mazowiecki Urząd Wojewódzki stał się jednak ostatnio prekursorem rozwiązania, które pozwala uzyskać zezwolenie na pracę dla cudzoziemca całkowicie elektronicznie, bez wychodzenia z domu. Czy przez epidemię koronawirusa jesteśmy zatem świadkami elektronicznej rewolucji w sposobie legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Polsce?

Długa procedura

Lawinowo rosnąca liczba pracujących w Polsce cudzoziemców już od kilku lat była powodem znacznie wydłużających się procedur związanych z legalizacją ich zatrudnienia i pobytu. Odpowiedzialne za wydawanie odpowiednich zezwoleń urzędy wojewódzkie miały problemy z obsługą dużej liczby napływających wniosków, co skutkowało przeciągającymi się postępowaniami. W niektórych urzędach wydanie zezwolenia na pracę wciąż trwa nawet kilka miesięcy, a bez niego cudzoziemiec co do zasady nie może legalnie rozpocząć świadczenia pracy w Polsce. Tak długie oczekiwanie na zezwolenie wywołuje zatem sporą frustrację zarówno u pracodawców, jak i cudzoziemców.

Zdalny kontakt

Aby poprawić sytuację, już kilka lat temu rozpoczęto prace nad wprowadzeniem

e-procesów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców. Urzędy wojewódzkie oraz inne państwowe instytucje i służby zatrudnienia otrzymały narzędzie w postaci portalu praca.gov.pl. W założeniu ma to być internetowa platforma skupiająca wszystkie najważniejsze usługi instytucji państwowych w jednym miejscu – za pomocą kilku kliknięć można zarejestrować się jako bezrobotny, składać wnioski i podania do urzędów pracy, czy właśnie złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca.

O ile jednak po wprowadzeniu nowego elektronicznego narzędzia dość szybko zaczęły korzystać z jego możliwości urzędy pracy (choćby w zakresie rejestracji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi), o tyle większość urzędów wojewódzkich podchodziła do nowych rozwiązań dość niechętnie, wciąż preferując tradycyjne papierowe wnioski o wydanie zezwoleń na pracę. Nawet Mazowiecki Urząd Wojewódzki, który był jednym z prekursorów wykorzystania portalu praca.gov.pl w procedurze wnioskowania o zezwolenia na pracę, owszem – przyjmował wyłącznie wnioski złożone tą drogą, lecz wciąż konieczne było wydrukowanie samego wniosku oraz doniesienie (lub przesłanie) go wraz ze wszystkimi papierowymi załącznikami do urzędu, co stało w sprzeczności z założeniami portalu.

Zmiana podejścia

Jednak w obliczu epidemii Covid-19 służby wojewody mazowieckiego zdecydowały się pójść krok dalej. W połowie marca urząd ogłosił, że wnioski o zezwolenia na pracę typu A – który jest najpopularniejszym typem zezwolenia – będą odtąd przyjmowane w postępowaniu elektronicznym. Potencjalnie oznacza to zatem rewolucję w podejściu do tego zagadnienia przez urząd.

Obecnie wniosek mający na celu legalizację zatrudnienia cudzoziemca można złożyć w całości przez internet. Załączniki, które są wymagane w przypadku procedury wnioskowania o zezwolenie na pracę (m.in. dowód wniesienia opłaty skarbowej, kopie wszystkich stron paszportu cudzoziemca czy dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje zawodowe) można dołączyć w formie odpowiednich skanów i przesłać do urzędu jednym kliknięciem. Urząd odbierze tak nadany wniosek i na jego podstawie albo wyda odpowiednie e-zezwolenie, albo wezwie do uzupełnienia braków – gdy wniosek jest niekompletny.

Konieczność uzupełnienia dokumentów może znacznie wydłużyć całe postępowanie. Najlepszym wyjściem wydaje się więc staranne przygotowanie kompletnego wniosku już na początku lub powierzenie tego zadania profesjonalnemu pełnomocnikowi.

Profil zaufany lub e-podpis

Niezwykle ważnym elementem elektronicznego postępowania jest konieczność posiadania przez pracodawcę profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Składany przez portal wniosek oraz załączniki muszą być bowiem uwierzytelnione za pomocą jednej z tych metod. Nawet gdy złożenie wniosku pracodawca powierzy profesjonalnemu pełnomocnikowi, który w jego imieniu elektronicznie podpisze oraz nada do urzędu kompletny wniosek, wciąż musi samodzielnie zautoryzować swoim profilem zaufanym bądź podpisem elektronicznym dokument pełnomocnictwa oraz oświadczenie o niekaralności podmiotu w związku z zatrudnianiem cudzoziemców.

Konieczność posiadania profilu zaufanego bądź kwalifikowanego podpisu elektronicznego może okazać się pewną trudnością szczególnie dla firm, w zarządach których zasiadają cudzoziemcy nie mieszkający na stałe w Polsce. Możliwość założenia profilu zaufanego jest w ich przypadku w zasadzie wykluczona, zaś nie wszystkie podpisy elektroniczne wystawione przez zagranicznych dostawców są autoryzowane w Polsce. Z drugiej strony, wymóg elektronicznego podpisywania sprawozdań finansowych i innych dokumentów jest już od dłuższego czasu obecny w polskim systemie. Większość członków zarządów spółek zdążyła już zapewne założyć sobie odpowiednie kwalifikowane certyfikaty.

Bez zmiany zasad

Co ważne, elektroniczne postępowanie nie zmienia podstawowych zasad, o których powinien pamiętać pracodawca ubiegając się o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Cudzoziemiec wciąż może zacząć pracę dopiero po uzyskaniu ostatecznej decyzji ze strony urzędu. Informacja o wydaniu e-zezwolenia pojawi się odpowiednio w systemie praca.gov.pl. Na podstawie decyzji wydanej przez urząd należy podpisać z cudzoziemcem odpowiednią umowę (o pracę lub cywilnoprawną), przewidując w niej takie same warunki pracy, jak te określone w zezwoleniu. Cudzoziemca należy oczywiście zgłosić do ubezpieczeń społecznych oraz dopełnić innych formalności, które są takie same, jak w przypadku tych stosowanych względem rozpoczynających pracę Polaków.

Adam Smuga prawnik, ekspert ds. prawa imigracyjnego w firmie doradczej JP Weber

Postępowanie elektroniczne w sprawach wniosków o zezwolenia na pracę jest nowym trybem. Ciężko zatem przewidywać, na ile sprawnie będą wydawane decyzje w prowadzonych elektronicznie postępowaniach. Można jednak oczekiwać, że drogą urzędu wojewódzkiego w Warszawie pójdą wkrótce urzędy w całej Polsce. Epidemia koronawirusa będzie zatem miała swoje pozytywne strony – zmusi urzędy do zastosowania standardów XXI wieku w swojej codziennej pracy, co znacznie ułatwi funkcjonowanie zatrudniającym cudzoziemców pracodawcom.

Czasem bez zezwolenia

Legalizacja pracy niektórych grup obcokrajowców nie wiąże się z koniecznością wnioskowania o zezwolenie na pracę. Bez zezwolenia mogą w Polsce pracować m.in. obywatele krajów Unii Europejskiej, cudzoziemcy będący absolwentami bądź studentami studiów stacjonarnych na polskich uczelniach czy posiadacze zezwolenia na pobyt stały. W przypadku zamiaru zatrudnienia obywatela Ukrainy, Białorusi, Rosji, Armenii, Gruzji bądź Mołdawii można natomiast skorzystać z uproszczonej procedury rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy. Rejestracja oświadczenia przez odpowiedni powiatowy urząd pracy trwa zaledwie 7 dni, co znacznie przyspiesza proces legalizacji zatrudnienia. Należy jednak pamiętać, że cudzoziemiec może skorzystać z zatrudnienia na podstawie procedury oświadczeniowej maksymalnie przez sześć miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy – bez względu na to, dla jakiego pracodawcy świadczył on pracę. Odpowiednie zweryfikowanie statusu i historii zatrudnienia cudzoziemca jest więc kluczem do poprawnego przeprowadzenia procedur legalizacji zatrudnienia w Polsce.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA